湖北大学高等学历继续教育学籍异动管理实施细则


作者:张明   编辑:高瑾     来源:成教部  发布时间:2021/03/30  点击数:

为了进一步加强成人高等教育学籍异动的规范管理,方便学生和各函授站(点)申办学籍异动工作,根据《教育部普通高等学校学生管理规定》(教育部第41号令),和《湖北大学高等学历继续教育学生学籍管理办法》,特制定本实施细则。

一、释义

学籍异动是指学生学籍上的非程序化变动。通常包括以下情况:

1.转专业;

2.转形式;

3.变更身份信息(变更身份信息不属于学籍异动,因处理方式相同,为方便站点工作,在此一并说明)

4.转学;

5.转站;

6.休学;

7.复学;

8.保留学籍;

9.恢复学籍;

10.留级;

11.退学;

12.注销学籍。

二、学籍异动工作基本程序

(一)基本程

1.学籍异动一般应由学生本人提出书面申请及相关材料,如因特殊情况本人无法履行,可由函授站点(以下简称站点)据实说明,代行办理并承担责任。

2.站点初审后,系统管理员登录“湖北大学高等学历继续教育综合管理平台学籍管理系统”(以下简称“学籍管理系统”),在线提交学籍异动申请,并上传相关材料。

3.站点根据异动内容,按年级填报相应申报表,附学生手写申请及相关证明材料(具体要求见表内说明),负责人签字并加盖公章报继续教育学院。

《学籍异动申请审批表》(附件1);

《学籍异动申报汇总表》(附件2);

《身份信息变更审批表》(附件3);

《学生省内转学申请表》(附件4);

《学生跨省转学申请表》(附件5);

《校内转函授站(点)申请表》(附件2-6);

《保留学籍申请表》(附件7);

《恢复学籍申请表》(附件8);

《学生退学申请表》(附件9)。

4.学籍办审核学籍异动申请,将学籍新数据上传教育部学籍学历管理平台(学信网)写出学籍异动报告。

5.继续教育学院领导审核。

6.校领导审批,签发红头文件,上报省教育厅。

7.教育厅及教育部学籍学历管理平台(学信网)审核。

8.学籍办修改学籍数据。

9.完成。



(二)学籍管理系统操作指南

学籍异动需由站点系统管理员进行操作。登录平台后,打开学籍异动界面。

1


找到需要异动的学生点击“申请”。(图2

2

对比原内容,选择新内容,填写异动原因、上传证明材料(若为单个申请则上传学生手写申请和《学籍异动审批表》,若为批量申请则上传《学籍异动申报汇总表》)、填写函授站意见,点击保存提交。(图3

3

三、学籍异动的类型、条件和要求

(一)转专业

1. 条件及要求

学生在学习期间,因工作或个人原因,可以在同一学科内申请转专业。转专业须于入学后一学年内进行,转专业学生应从新专业一年级课程学起。原专业已修满一学年者,不得转专业;所转专业必须符合该生录取时的学校招生专业计划。禁止跨层次、跨科类互转。特殊情况,须经个人申请,并由学籍管理人员提交报告给主管领导酌定。

2. 办理流程

参照学籍异动基本程序办理,填写《学籍异动申请审批表》(附件1)和《学籍异动申报汇总表》(附件2,负责人签字并加盖公章),并附学生申请,具体要求见表内说明。

(二)转形式

1. 条件及要求

学生在学习期间,因个人原因或函授站点开班的原因,可在联合办学合同规定的学习形式内申请转形式。

2. 办理流程

参照学籍异动基本程序办理,填写《学籍异动申请审批表》和《学籍异动申报汇总表》(负责人签字并加盖公章),并附学生申请,具体要求见表内说明。

(三)身份信息变更

1. 条件及要求

学生就读期间,原则上不得变更学籍注册所使用的姓名、身份证号及出生日期等个人身份信息(出生日期发生变化,属出生日期和身份证号二项内容同时变化)。确有特殊原因,经公安部门核准变更了个人身份信息者,可申报办理个人学籍身份信息变更手续。

2. 办理范围

在校就读期间(录取结束后至毕业前),经公安部门批准的身份信息变更可申请办理。

特别说明:学生在报名参加成人高考时,因本人填报错误或招生部门工作人员录入错误,导致学生个人身份信息不正确的,须由学生本人向成人高考报名时所在地招生部门提出更正申请,确保教育部学信网上的录取信息准确无误。

3. 办理流程

1)材料准备

办理身份信息变更,须准备如下材料:

学生手写“关于本人变更身份信息的情况说明”、电子扫描件及复印件(2份);

②《录取名册》(可到湖北大学档案馆复印2份);

新、老《身份证》原件、电子扫描件及复印件2份。《身份证》原件学校审核后退还学生,留取复印件;

个人身份信息发生变化,户口本有记录的,提供《户口本》原件、电子扫描件及复印件2份;户口本没有记录的,提供户籍所在地公安部门出具的《公民身份证号码更正证明》原件、电子扫描件及复印件各2份;

填写《湖北大学高等学历继续教育学生身份信息变更申请表》(附件32份及电子扫描件。

2)办理程序

参照学籍异动基本程序办理。


(四)转学

1. 条件及要求

学生一般应在本校完成学业,无特殊原因不得转学(转入与转出)。如确因特殊原因要求转学者,由本人自行联系、提出申请,在征得转入院校、转出院校同意(学院办公会研究同意并公示),并经省教育厅审核通过后,在结清当年的学费的情况下,可办理转学手续。

1)系参加全国成人高考,并经省级成人招办统一招生录取的各类函授、业余学习形式的学生;

2)有原校录取通知书、录取档案、录取名册复印件、转学证明、已学课程成绩证明(原校学制、教学计划所开设课程与我校基本相同)及本人申请,且转入院校有适当的专业、班级可供转入。

2. 有下列情况之一者,不予转学

1)离毕业时间不足一年(含一年)者;

2)跨层次转学者;

3)因成绩较差要求转学者;

4)参加成人高考分数较低,通过政策加分录取者;

5)电子学籍状态为非“报到入学”或专升本学生专科资格处于待清查者;

6)无正当理由者。

3. 办理流程

1)学生在本省范围内转学,须由学生提出书面申请,填写一式三份《湖北省成人高等教育学生转学申请(确认)表》(省内,附件4)。经转出学校推荐,转入学校审核,并经转入、转出院校办公会研究同意并公示后,由转入高校报省教育厅批准后,转出院校登录学籍管理系统在线提交转学申请;

2)学生跨省(市、自治区)转学,须由学生提出书面申请,填写一式四份《湖北省成人高等教育学生转学申请(确认)表》(省外,附件5),经转出学校推荐,转入学校审核同意,先由转出学校所在省级教育行政部门批准后,再递交到转入学校所在省级教育行政部门批准。转出院校登录学籍管理系统在线提交转学申请。

3)转出到其他高校的学生,在转学手续完成后,站点系统管理员须登录学籍管理系统,在线提交退学申请,按退学流程完成后续各步骤。

(五)转站

1. 条件及要求

学生一般应在本函授站(点)完成学习,无特殊情况不得转站。确因工作调动或其他正当原因需转站学习者,经个人申请,转出及转入站点协商同意,且转入站点该年度有相同的专业班级可供转入,可以申请转函授站。

2. 办理流程

1)学生本人提出书面申请;

2)转出站点审核同意后,与待转入站点协商。双方达成共识后,由转出站点填写《转站申请表》(附件6),转出、转入负责人签署意见盖章后,报继续教育学院。学院批准后,可办理转站学习手续;

3)后续步骤按学籍异动基本程序办理。

(六)休学

1. 条件及要求

1)学生学习期间,一般不予休学。如有特殊原因需休学者,须由本人提出书面申请,由站点申报、学校审查批准后,方可办理休学手续。学生休学期间,学校为其保留学籍,但不享受在校学生待遇。

2)要求休学的学生,除填写《学籍异动申请审批表》外,需另附必要证明材料,经教务和学籍管理部门审核,报我校继续教育学院批准。

3)休学时间一般以一年为限,有特殊情况需继续休学者,可在最高学习年限内,申请继续休学一次。学期结束前开始休学者,该学期按休学计算。学期中间不得复学。

2. 办理流程。

参照学籍异动基本程序办理,系统操作,选择“学籍”模块中的“休学管理”选项。

(七)复学

1. 条件及要求

1)休学期满要求复学者,应由本人提出书面申请,并提供必要的证明材料,报学校批准后方可复学。复学的学生随下届同专业、同形式、同层次的班级学习。

2)学生在休学期满一个月以内,如不提出复学申请者,或无适当班级可编入,视其具体情况作继续休学或按自动退学处理,注销其学籍。学生取得学籍后未办理任何休学手续,长期不参加规定课程学习且未缴纳任何费用,或超过最长学习年限,一律注销学籍,不再接收该生的任何申请。

2. 办理流程。

参照学籍异动基本程序办理,系统操作,选择“学籍”模块中的“复学管理”选项。

(八)保留学籍

1. 条件及要求

在校学生因应征参加中国人民解放军(含中国人民武装警察部队),可申请保留学籍。在办理相关手续后,学校为其保留其学籍至退役后2年。

2. 办理流程

学籍管理系统无“保留学籍”模块,系统操作按休学处理。

1)学生本人向所在站点提交书面申请,凭《入伍通知书》填写《学生参军入伍保留学籍申请表》(附件7);

2)站点审核学生申请及相关证明材料,由经办人及站点负责人在申请材料上签属意见并加盖公章,同时填写《学籍异动申报汇总表》并加盖公章;

3)站点登录学籍管理系统,在线提交休学申请(注明参军入伍保留学籍)并上传相关材料,同时上报纸制《学生参军入伍保留学籍申请表》与《学籍异动申报汇总表》等申请材料;

4)继续教育学院完成后续各程序。

(九)恢复学籍

1. 条件及要求

学生恢复学籍,须在退出现役后二年内,凭身份证及《中国人民解放军退役证书》(审核原件,留复印件2份)提出复学申请,由学生本人写出书面申请,填写《学生恢复学籍申请表》(附件8)。

2. 办理流程

1)学生本人向所在函授站点提交书面申请,凭《中国人民解放军退役证书》填写《恢复学籍申请表》(附件9);

2)站点审核学生申请料及相关证明材料,由经办人及站点负责人在申请材料上签属意见并加盖公章,同时填写《学籍异动申报汇总表》并加盖公章;

3)站点登录学籍管理系统在线提交复学申请,上传相关材料,同时上报纸制《恢复学籍申请表》、《学籍异动申报汇总表》等申请材料;

4)继续教育学院完成后续各程序。

(十)退学

1. 有下列情况之一者,应予以退学:

1)学业成绩未达学校要求:

①累计七门课程考试不合格者;

②毕业论文(设计)不合格者;

③在学校规定的最长学习年限内未完成学业者。

2)符合休学条件而本人不休学者;

3)休学、保留学籍期满,在学校规定期限内未提出复学申请或申请未通过者;

4)根据学校指定医院诊断,串有疾病或者意外伤残不能继续在校学习者;

5)超过学校规定期限未注册而又未办理暂缓注册者;

6)严重违纪或考试舞弊累计三次以上者;

7)学生本人申请退学,经学校审核同意者;

8)学校规定的不能完成、应予退学的其他情形。

2. 办理流程

1)学生因特殊原因主动要求退学的,应由学生本人写出书面退学申请,填写《学生退学申请审批表》(附件9),站点初审后,根据退学基本流程(图4)办理,经学院批准后,再将结果根据学生需要以书面形式通知学生本人。

2)对其他原因做出的退学处理,参照退学基本程序,由站点向学院提出申报。经审批,学校出具退学决定书,由站点送达学生本人(无法送达则由办学单位公告)。

登录学籍管理系统,在“退学管理”中勾选需要退学的学生,并将盖有站点公章的《学生退学申请审批表》电子扫描件作为附件上传,如图4所示。另外还需要将学生手写退学申请、身份证正反复印件和盖有站点公章的《学生退学申请审批表》纸质材料交到学籍办。

3. 学生退学,学校将在公共媒体或官方网站予以公告,并在教育部学籍学历管理平台注销其电子注册学籍。

4. 学生退学后不得申请复学,退学学生所交学费一律不退。

4

(十一)注销学籍

1. 条件及要求

凡我校高等学历继续教育学生,自报到入学日期(每年的31日)起,超过最长学习期限(专科和专升本为5年,本科为10年),仍未办理毕业或不符合申报毕业条件的(因参军入伍办理了保留学籍者除外),我校将注销其学籍,并在继续教育学院网站公示。

2. 办理流程

函授站应每年对本站学生学籍状况进行清理,对超过最长学习年限的学生,以超期退学方式处理,操作按退学程序办理。

继续教育学院也将定期对学生学籍状况进行清理。



四、学籍异动办理的时限要求

根据省教育厅规定,办理转学每年二次,上、下半年分别在415日和1015日,请于前一周内提交申请。其他学籍异动(转专业、休学、留级、退学、复学、及个人信息变更等)均参照以上时限执行,转专业须于入学后一年内完成。保留学籍根据《入伍通知书》时间办理,恢复学籍时间为每学期开学一个月内。

五、本细则从自公布之日起开始执行,解释权在继续教育学院。



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202131




附:各种表格

1.《湖北大学高等学历继续教育学籍异动申请审批表》

2.《湖北大学高等学历继续教育学籍异动申报汇总表》

3.《湖北大学高等学历继续教育在校生身份信息变更申请表》

4.《湖北省成人高等教育学生转学申请(确认)表》(省内)

5.《湖北省成人高等教育学生转学申请(确认)表》(省外)

6.《湖北大学高等学历继续教育学生校内转函授站(点)申请表》

7.《湖北大学高等学历继续教育保留学籍申请表》

8.《湖北大学高等学历继续教育恢复学籍申请表》

9.《湖北大学高等学历继续教育学生退学申请审批表》




附表1

湖北大学高等学历继续教育学生学籍异动申请审批表

站点名称:    站点代码:   申请日期:    编号:2021001

基本信息

姓  名


性别 


身份证号


单位或住址


联系电话


学籍信息

考 生 号


学 号


录取时间


学费缴纳情况


学习层次


学习形式


专业


学籍异动

异动类型

转专业□  转形式□  休学□╱复学□  留级 □  

异动内容

原数据


新数据


原数据


新数据


学籍异动 申请或说明



      

           学生签名:    日期:

经办人


          经办人签名:   日期:

负责人 意 见

           

          签名(办学单位公章):  日期:

主 办 高  校

学籍管理员意见



           签名:   日期:

学籍管理 部门意见



           签名(部门章):  日期:

职能单位主管领导意见


 

           签名:   日期:










备注:1. 学籍异动申请应由学生本人填写,如因特殊情况无法履行,则由办学单位学籍管理人员据实说明,代行办理并负责。学籍异动应严格按照学籍管理规定要求办理。

2. 站点在提交本表的同时应提交电子版《学籍异动申报汇总表》。学籍异动审核通过,由学籍办通知站点工作人员。

3每年办理学籍异动的时间规定为:3-4月、9-10月。



附表2


附表3

湖北大学高等学历继续教育在校生身份信息变更申请表

站点名称: 站点代码: 申请日期:     编号:2021001

姓名


身份
 
证号


性别


考生号


学号


层次


专业


电话


变更项目


原数据


新数据



原数据


新数据


变更

理由


证明材料目录:1、第二代居民身份证原件;2、其他(逐一详细列出):

申请人承诺:以上均为个人真实信息,变更理由属实,证明材料均由本人提供且真实有效,入学考试为本人参加。若以上承诺有任何不实之处,一切后果由本人承担。

申请人签名: 年 月 日

(学生录取照片打印/粘贴处) (由提供照片的部门盖骑缝章)

粘贴成考报名相片,再到继教院招办王老师处办理该项

(学生在校照片打印/粘贴处) (由提供照片的部门盖骑缝章)

(学生二代身份证提取照片打印/粘贴处)

(由提供照片的部门盖骑缝章)

站(点)审核意见

录取照片、在校照片、学生本人(是/否)一致;

(是/否)同意变更。

审核人:

负责人:

(办学单位公章)

年 月 日

招生部门审核意见

学籍管理部门审核意见

信息变更(是/否)涉及录取加分项目;

变更后(是/否)符合当年录取条件;

入学资格复查(是/否)由招办负责;如是,则录取照片、在校照片、学生本人(是/否)一致,(是/否)同意变更。


审核人:

部门负责人:

(部门公章)

年 月 日

录取照片、在校照片、学生本人(是/否)一致;

(是/否)同意变更。




审核人:

部门负责人:

(部门公章)

年 月 日




















注:1.出生日期发生变化,属出生日期和身份证号二项内容同时变化,须分别填写;

2.本表一式两份,高校学籍管理部门留存一份,报送省厅一份。

附表4

湖北省成人高等教育学生省内转学申请(确认)表




政治面貌


身份
 
证号


生源地(省份)


考生号


转出
 
学校


专业


学习

形式


学历

层次


转出年级


转入
 
学校


专业


学习

形式


学历

层次


转入年级


转学

申请

理由



申请人:

经办人:



部门负责人:



校领导:

(学校公章)

经办人:



部门负责人:



校领导:

(学校公章)

省级

教育

行政

部门

经办人:



长:


主管厅(委)领导:

(公章)

备注

1、本表一式三份,转入学校、转出学校、省级教育行政部门各存一份。

2、本表在报省教育厅审批时,要附学生录取名册复印件,并加盖录取院校印章。

3、凭本表办理学生电子学籍网上异动。


























附表5

湖北省成人高等教育学生跨省转学申请(确认)表




政治面貌


身份
 
证号


生源地(省份)


考生号


转出
 
学校


专业


学习

形式


学历

层次


转出年级


转入
 
学校


专业


学习

形式


学历

层次


转入年级


转学

申请

理由



申请人:

经办人:



部门负责人:



校领导:

(学校公章)

经办人:



部门负责人:



校领导:

(学校公章)

转出

省级

教育

行政

部门

经办人:



长:



主管厅(委)领导:

(公章)

转入省级教育行政部门

经办人:



长:



主管厅(委)领导:

(公章)

备注

1、本表一式四份,转入学校、转出学校、省级教育行政部门各存一份。

2、本表在报省教育厅审批时,要附学生录取名册复印件,并加盖录取院校印章。

3、凭本表办理学生电子学籍网上异动。


























附表6

湖北大学高等学历继续教育学生校内转函授站(点)申请表

站点名称:    站点代码:   申请日期:     编号:2021001


性别


年级


层次


身份证号


考生号


形式



学号

`

转出站点名称


转入站点名称


转站

申请

理由






申请人:



经办人:




站点负责人:(公章)




经办人:




站点负责人:(公章)


继续教育学院

意见



经办人:


负责人:


主管领导:                       年















备注:

1.本表由转出站点负责填写并申报;

2.本表一式三份,转入站点、转出站点、继续教育学院业务部门各存一份;

3.凭本表办理学生电子学籍网上异动。

附表7

湖北大学高等学历继续教育学生参军入伍保留学籍申请表

站点名称:   站点代码:   申请日期:      编号:2021001

姓  名



出生日期



照片

(一寸免冠)

身份证号


政治面貌




学  号



家庭住址


联系电话


申请保留学籍事项


学生本人应征参军入伍,申请部队服役期间保留学籍。

附证明材料:

1.《公民身份证》:审核原件,复印件附后;

2.《入伍通知书》:审核原件,复印件附后。

站点经办人意见:



签 字:

年 月 日

站点负责人意见:



签 字:

年 月 日

学籍办经手人意见:


签 字:

年 月 日

学籍办负责人意见:


签 字:

年 月 日

学院领导意见:


签 字:  

年 月 日









备注:

1. 此表一式三份,主办高校、函授站点、学生本人各保留一份;

2. 学生须于退役后二年内,凭退出现役证明材料办理恢复学籍手续。

附表8

湖北大学高等学历继续教育学生恢复学籍申请表

站点名称   站点代码:   申请日期:    编号:2021001

姓  名


性  别


出生日期



照片

(一寸免冠)

身份证号


政治面貌


考 生 号


层 次


原学号


新学号


原专业班组


拟插入班级


学生本人申请。

附证明材料:

1.《公民身份证》复印件;

2.《退役证书》复印件。

站点经办人意见:



签 字:

年 月 日

站点负责人意见:



签 字:

年 月 日

学籍办经手人意见:


签 字:

年 月 日

学籍办负责人意见:


签 字:

年 月 日

学院领导意见:



签 字:  

年 月 日

备注:1. 恢复学籍手续须于退出现役后2年内办理;

2. 办理时请携带身份证、退役相关证明材料。

附表9

湖北大学高等学历继续教育学生退学申请审批表

站点名称:     站点代码:   申请日期:    编号:2021001


性别


身份证号


联系电话


录取层次


单位或住址


录取专业


申请退学

的原因




申请人签名

函授站点

初审意见




负责人签章

学院审批




学籍办经手人签名




学籍办负责人签名




学院领导签名








说明:1.退学须学生本人书面申请,说明退学的理由,经函授站点初审后上报金沙js3777登录入口,联系电话:027-88666133

2.本表一式二份,继续教育学院、函授站点各留存一份。


原文见附件

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